【メール例文あり】インターンを断るときの注意点まとめ

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【メール例文あり】インターンを断るときの注意点まとめ

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「インターンの選考に合格したけど、都合がつかなくなったので断りたい。」
「そもそもインターンは断ってもいいものなの?」
「どうしても断りたい・断らなければいけない時はどうするのが正解なの?」

急な都合でインターンを断りたい時も出てきます。そんな時も企業側に失礼のない対応をしたいものです。
そこで今回は、インターンの断り方についてまとめました。

 

そもそもインターンを断ることは可能?

結論から伝えると、可能です。

急に病気になったり、他社のインターンシップと被ってしまうことはあります。
企業側も学生の都合でキャンセルされることを事前に念頭に置いています。

そのため、学生からインターン辞退の連絡が来てもあまり戸惑いません。
インターン先を決めることはあなたの今後の就職活動を有利に進める上で非常に大切です。

しかし、企業の方も採用スケジュールを決めており、インターン辞退に対して心よくは思いません。
どの企業のインターンシップに参加するかしっかりと見定め、応募の際にスケジュールを事前に組むことを心がけておきましょう。

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キャンセル連絡のやり方

辞退するとはいえ、就活生として失礼のない応対を心がけたいもの。
実際にどのようにキャンセルの連絡をするのが良いのか確認しましょう。

 

最初に電話をした後にメールを送る

一般的には電話で辞退の連絡をした後、お詫びのメールをしましょう。
「キャンセルの際はメールで」「辞退は専用フォームから」などの注意書きがあればそれに従ってください。

しかし一般的な企業の場合、メールだけでは担当者がメールを見逃してしまったり、行き違いになったりする恐れがあります。
また、メールでの連絡は一方通行なイメージがありますので、担当者の心象が悪くなりかねません。

キャンセルを電話で連絡することは勇気がいりますが、これも就活で必要なことと割り切りましょう。

 

連絡は必ず営業時間内

電話連絡をする際は必ず企業の営業時間内にかけましょう。
担当者に伝える内容は

「○○と申します。先日は選考ありがとうございました。この度、都合により御社のインターンを辞退したく思います。申し訳ございません」

でOKです。

基本的に営業時間外に電話をかけることは失礼に当たりますし、担当者がいない可能性が高いので控えましょう。
営業時間は企業HPや採用ページに記載があります。

営業時間内でも多忙な時間を避けるのもマナーの一つです。
始業・就業間近は忙殺されていることが多いので可能な限り避けましょう。
また昼休憩の時間も担当者が席を外している場合が多いので避けた方が無難です。

企業にもよりますが、電話連絡は昼休憩をのぞいた11時〜16時ごろまでにするのがベターでしょう。

 

キャンセルメール文の書き方

電話がすみましたら次はキャンセルのメールを送りましょう。

 

タイトル

インターンを辞退する旨を端的にまとめてください。

企業担当者がタイトルを見ただけである程度内容が把握できるように工夫しましょう。

「キャンセルします」や「すみません」だけでは何のことか分かりませんのでやめておきましょう。

 

マナーを守る

メールにもマナーがありますよね。
書き出しは「相手の会社名・部署名・担当者名(様)」、1行空けて「お世話になっております。○○大学の○○です。」と続きます。

書き終わりもビジネスメールとして定型文を使用しましょう。

 

断る理由は担当者が納得するものを

病気や家庭の事情・他社のインターンと重なってしまったなど、企業担当者が納得する理由を書きましょう。
正直な理由を書くのがベストですが、「行く気がなくなった」「留年が決まった」などのマイナスな理由は避けるべきです。

担当者が納得のいく理由があげられない時は、あやふやにぼかしてしまうのも一つの手です。

 

まとめ

インターンは断ることができます。企業側も断られることは想定内です。
きっちりと謝罪の連絡をすれば、あなたの印象が悪くなることもありません。

謝罪の際は注意書きを読んだ上で、勇気を出して電話とメールをしてください。
電話越しに怒られることもありませんから安心して担当者につないでもらいましょう。

あなたにとってインターンはとても大事な選択の一つです。
優先度の低いインターンは思い切ってキャンセルしてください。
志望度の高いインターンシップに参加して、実りある就活に励んでくださいね。


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